Hello anh em. Bài này sẽ là phần cuối trong chuỗi bài viết kể lể dài dòng, dong dài về công việc của mình 😂 Anh em đã biết thứ 2, thứ 3 và thứ 4 trong tuần mình lên công ty làm những gì. Bài này mình sẽ kể nốt 2 ngày còn lại cho anh em cùng nghe.

Nhìn chung 2 ngày cuối tuần này thì mình chỉ đi gặp khách hàng vào 1 buổi sáng, còn lại là ở công ty làm task. Và một trong những điều mình khoái nhất ở các ngày cuối tuần là Happy Hours. Cụ thể như thế nào thì anh em đọc tiếp bên dưới nhé. Let’s gooo!!!

Thứ Năm

Vẫn như thường lệ, check mail, note vài task lên bảng và standup meeting là những việc sáng nào cũng làm, hôm nay cũng vậy.

1. Đi training kỹ năng mềm

Sáng thứ năm mình có lịch đi training Critical Professional Skills for Success. Từ 8g30 sáng tới 10g30. Đợt training này có 4 buổi lận. Nội dung chủ yếu nói về kỹ năng giao tiếp với đồng bọn, kỹ năng đàm phán, kỹ năng xử lý conflict và cuối cùng là tự quản lý hiệu suất làm việc của bản thân sao cho hiệu quả.

Như mình làm BA thì được đi training những buổi như thế này. Hoặc các lớp tiếng Anh, tiếng Nhật, tiếng Hoa, tiếng Đức.

Ngoài ra, đối với các anh em khác như Dev thì họ có thể được training về một công nghệ mới hoặc ngôn ngữ mới. Như là Blockchain, Cloud Services, ITIL, Dev Opt…

Còn đối với anh em nào ở mức high level thì có lớp Scrum Master, Project Management… Nói chung cũng phong phú, đa dạng lắm.

Training xong mình có lịch họp với khách hàng qua Skype để trao đổi tiếp về một số requirement, lúc 11g00.

2. Lấy requirement qua Skype

Buổi họp này thì có mình, chị phó phòng IT và 1 bạn Sales Leader bên khách hàng. Chị phó phòng thì đóng vai trò như contact point của dự án. Nên hầu như buổi họp nào cũng có chỉ hết. Còn bạn Sales Leader bên kia thì sẽ là người trao đổi chính với mình.

Có 1 số điểm chưa rõ, mình sẽ note vào Power Point hết. Rồi tới đó show slide để làm rõ từng điểm với khách hàng thôi. Làm tới 12 giờ rồi đi ăn trưa. Trưa nay thì mình không đi cà phê cà pháo với đồng bọn, mà lên văn phòng tranh thủ làm vài việc linh tinh rồi ngủ trưa xíu luôn.

Chiều ngủ dậy thì mình cũng khá rảnh, không có nhiều deadline lắm trong ngày.

3. Học PowerBI

Chiều 1 giờ dậy, sau khi rửa mặt này nọ, mình quay lại bàn và mở PowerBI lên ngồi ngâm cứu. PowerBI là một tool của Microsoft giúp mình analyze và visualize data thành các report. Vì mình cũng mới tập tẹ học cái này thôi nên cũng không biết nhiều mà chém 😅

Thôi thì để nói lý do mà mình muốn học cái này. Cũng giống như làm report bằng SSRS mà mình có nói ở trên, mục tiêu chính là muốn hiểu rõ khách hàng họ quan tâm đến những con số nào nhất trong business của họ. Thứ hai là hiểu được cấu trúc dữ liệu của hệ thống.

Ngoài ra đây cũng là một phần trong hệ sinh thái các Business Applications của Microsoft. Nhu cầu sử dụng PowerBI ngày càng tăng. Bên cạnh đó là khả năng tích hợp cũng như get data từ các hệ thống cũng được hỗ trợ rất nhiều. Nên việc mình làm BA, đụng tới module reporting và đụng tới PowerBI có thể là chuyện một sớm một chiều mà thôi.

Ngồi vọc vọc, mò mò tới tầm 3g chiều là nghỉ tay. Tranh thủ đi pha gói cà phê uống. Chiều 3g30 là mình có buổi sharing nho nhỏ với một vài anh em trong team muốn tìm hiểu về CRM.

4. Sharing với anh em về CRM

Buổi này không phải là 1 buổi training hay gì to tát ghê gớm lắm. Mà đơn thuần chỉ là share lại những gì mình học được, làm được, rồi rút được từ những dự án CRM mà mình đã làm thôi.

Đối tượng chủ yếu là các anh chị làm ERP. Trước giờ mọi người chỉ tập trung làm ERP là nhiều, nên cũng muốn tìm hiểu thêm về CRM. Để phục vụ nhiều mục đích như: biết thêm, hiểu thêm, phục vụ chức năng tích hợpcó cái nhìn tổng quan hơn về các system phục vụ business.

Thật sự thì mình rất rất thích những buổi như thế này.

Vì khi một mình mình hiểu thì chưa chắc đã đúng. Vì 1 bên làm CRM, 1 bên làm ERP, nên góc nhìn của 2 bên chắc chắn rất khác nhau. Từ đó buổi thảo luận sẽ có nhiều ý kiến, nhiều góc nhìn khác nhau hơn. Nó sẽ giúp mình hiểu toàn diện và hiểu sâu hơn về 1 vấn đề nào đó.

Mấu chốt là đừng quá tin vào bản thân mình :)) Phải nói ra để người khác feedback. Từ đó mới biết mình hiểu sai, hay hiểu đúng, hiểu tới hay chưa tới, sâu hay chưa sâu. Những cái đó mới đáng quý. Share to be shared mà.

Sau gần 3 tiếng đồng hồ trình bày, phản bác, tranh cãi, đâm chém nhau tả tơi, anh em cũng đã đuối nên đóng gói đi về. Hẹn một buổi không xa nào đó sẽ thảo luận tiếp.

Thứ Sáu

1. Training cho khách hàng

Sáng thứ Sáu thì giống với sáng thứ Tư, mình sẽ không lên công ty mà chạy thẳng qua khách hàng để training cho họ cách sử dụng hệ thống luôn. Lần thì là khách hàng khác, với dự án ML.

Một hệ thống sẽ được sử dụng bởi nhiều nhóm đối tượng người dùng. Từ IT-Admin, tới end-users bên bộ phận Sales, Marketing, Kế Toán, Sản xuất, vâng vâng. Nên như thường lệ, một buổi chỉ cover tầm khoảng 1-2 nhóm đối tượng thôi. Nhiều quá làm không nổi, buổi training sẽ bị loãng và anh em không đi sâu được.

Buổi này mình làm với bộ phận Sales, gồm 2 team nhỏ là Sales tổng công ty và Sales thị trường. Vừa trình bày trên slide, vừa tiến hành demo trực tiếp trên hệ thống cho bà con phía dưới cùng xem luôn.

Task này thì phải tốn nguyên một buổi sáng để làm. Chưa kể thời gian đi đi về về nữa. Training xong mình về lại công ty. Lúc đó cũng 12 giờ hơn. Ăn cơm xong tranh thủ ngủ trưa một phát rồi chiều làm tiếp.

2. Support khách hàng

Đầu giờ chiều mình lại nhận 1 ticket khác yêu cầu support từ phía khách hàng. Cũng như những lần khác, mình support họ qua Skype rồi gửi email xác nhận.

Lần support này chiếm đâu đó khoảng gần 1 tiếng, làm đến 2 giờ. Làm xong mình quay qua chạy test case cho kịp deadline. Vì 10g00 sáng thứ hai tuần sau là phải báo cáo với team rồi.

3. Tiến hành chạy test case

Chạy test case anh em có thể hiểu nôm na là mình đi test hệ thống. Nói chạy cho ngon lành vậy thôi, chứ thực ra là ngồi test thủ công từng case một 😂

Anh em còn nhớ kịch bản test mà mình viết hồi thứ ba không. Bây giờ mình sẽ lấy cái đó ra ngồi test. Test để make sure các chức năng trên hệ thống chạy đúng, trước khi deliver qua cho khách hàng.

Ngồi test đến hơn 3 giờ là có email nhắc: chiều nay 3 rưỡi có tiết mục “Happy Hours”. Quá ngon lành! 

4. Happy Hours

Happy hours nói nôm na là mấy anh em trong team liên hoan bánh kẹo với nhau thôi chứ hông có gì hết 😁

Thường thì anh em hay order gỏi cuốn về ăn, hoặc bánh ngọt các kiểu. Nhưng kiểu gì thì kiểu, cũng không thể thiếu được trái cây thập cẩm đủ loại. Từ xoài, ổi, cóc, dưa hấu, chôm chôm, đào, dưa lê, mận. Chưa kể có muối Tây Ninh nữa. Ăn bao sướng luôn. Mấy món thể loại này trước công ty mình bán đầy nên thích thì nhích một cái là có.

Hình chụp Happy Hours team nhà người ta, hổng phải team mình 😥

Phải công nhận là Happy Hours là dịp tốt để anh em gắn kết. Mà mấy cái Happy Hours tại pantry của công ty chưa nhầm nhò si nhê gì. Kéo ra quán thì mới áp phê lận. Ra quán anh em mới thoải mái để giãi bày tâm sự, tâm tình nhỏ to, kaka.

Với lại, Happy Hours không nhất thiết phải đông mới làm được, mà 2-3 người cũng đã làm được rồi. Miễn mình “happy” là được 🙂 Ví dụ như.

5. Học nghiệp vụ mới

Sau khi ăn chơi, nô đùa với team xong, mình quay lại tiếp tục công việc của ngày cuối tuần. Chiều nay cũng không có gì mới. Mình sẽ học tiếp nghiệp vụ Customer Service và tiến hành configure hệ thống theo một case study cụ thể.

Nếu nghiệp vụ này trong team có ai biết rồi thì quá khỏe. Ví dụ như đang ngồi ngâm cứu mà không rõ cái gì có thể bưng lap chạy đi hỏi. Nhưng nếu nghiệp vụ này mới, trong team chưa ai từng làm hết. Thì anh em phải chịu khó search google mỗi khi bí bách.

Nhưng việc tự học, tự nghiên cứu này giúp mình tăng kỹ năng tìm kiếm google khá nhiều. Cái quan trọng nhất là nó giúp tăng kỹ năng đọc tài liệu. Đọc nhanh và sớm phát hiện ra keyword cần tìm là điều quan trọng nhất. Sau này muốn thi lại TOEIC hay IELTS gì cũng không ngán, kaka.

Mình ngồi tự ngâm cứu đến 5 rưỡi, làm nốt task cuối rồi về.

6. Chuẩn bị cho Project Meeting tuần sau

Chiều thứ Hai tuần sau là có meeting điểm lại sơ tình hình các dự án nên mình cần chuẩn bị một vài thứ. Task này thì mình có đề cập ở phần 1 rồi nên giờ mình không nói lại nhé 🙂

Cuối tuần mình tranh thủ chuẩn bị cho tuần sau luôn để khỏi quên. Vì mọi thứ trong tuần mới vừa diễn ra, còn trong đầu, nên hồi lại nhanh. Chứ để qua thứ Bảy, Chủ Nhật rồi sang tuần mới làm là ngồi chuẩn bị mệt lắm. Ý tứ bay đi hết, không hồi về được đâu.

Làm xong file Power Point, mình tải lên sharepoint của team lưu trữ trên đó luôn, khỏi sợ mất.

That’s all! Thế là xong một tuần làm việc.

.

.

.

Túm cái váy lại

Anh em thấy một tuần mình làm không nhiều, nhưng cũng không ít. Để mình điểm lại các task để anh em dễ hình dung:

  • Nghi thức mỗi buổi sáng (check mail, list các việc cần làm và standup meeting)
  • Lấy requirement (thông qua meeting hoặc skype) – Đây là công việc làm nhiều nhất
  • Làm tài liệu (SRS, FRD, Test Case, User Manual…) – Đây là công việc làm nhiều nhì
  • Học nghiệp vụ mới, kiến thức mới (Customer Service, Field Service, PowerBI…) – Công việc làm nhiều thứ ba
  • Support khách hàng
  • Chuẩn bị Meeting, Meeting và viết Minutes of Meeting (cả internal và external)
  • Làm report SSRS
  • Training, làm UAT cho khách hàng
  • Share và be shared.

Trong các task trên, có thể anh em ít thấy sự xuất hiện của Dev dính dáng tới công việc của mình. Thực chất việc tiếp xúc với Dev là chuyện mình làm hằng ngày. Việc của ai thì người đó làm. Nhưng khi cần support hoặc trao đổi gì đó thì anh em cứ qua chỗ nhau mà trao đổi trực tiếp, support trực tiếp. Nên mình không xem nó như một task, mà xem nó như một điều hiển nhiên phải làm. Đó là công việc chính của mình mà.

Với lại anh em thấy mình kể các task công việc nó cứ liên tiếp nhau, nhưng thực chất là chém gió thôi. Vì lúc làm mình cũng hay bị disturb lắm. Hoặc là đi tùm lum chơi, hết đi pha cà phê, thì đi WC, hoặc qua chỗ anh em khác ngồi tán dóc, chém gió. Chứ ngồi máy tính nhiều cũng oải lắm.

Với lại trong các phần trước, anh em thấy mình làm nhiều dự án. Dự án thì có thật, nhưng cùng làm trong 1 tuần thì là chém gió thôi :v

Mình cố gắng gom các dự án vào 1 tuần để cho anh em có cái nhìn tổng quan đầy đủ nhất. Vì mỗi dự án ở mỗi giai đoạn, mà ở mỗi giai đoạn lại có những công việc khác nhau. Nên mình cố tình gom chung lại cho anh em có góc nhìn tổng quan nhất.

Với lại thường thì BA làm 2 dự án cùng một lúc là đuối như trái chuối rồi. Mình chưa đủ strong nên chuyện làm 3-4 dự án cùng lúc chỉ là chém gió cho vui thôi :3

Okay, đó là tất cả những thông tin mình muốn cung cấp cho anh em. Hi vọng qua chuỗi bài này, anh em sẽ hiểu hơn về nghề BA. Hiểu hơn về công việc của một người làm Business Analyst. Bye byeee!!!

Nguyen Hoang Phu Thinh

Hello anh em! Mình là Thịnh, hiện tại mình đang làm Business Analyst tại RBVH. Mình đang tập viết, tập đọc sách và góp nhặt những trải nghiệm trong nghề BA trên blog này. Hi vọng những chia sẻ của mình sẽ giúp ích được anh em 🙂 Read more about me