Hello anh em. Đối với BA thì nghiệp vụ là một cái rất quan trọng. BA không cần yêu cầu về code, không cần quá am hiểu về technical, nhưng nghiệp vụ thì phải nắm rõ!

Nắm được nghiệp vụ, nắm được khách hàng họ đang làm gìlàm như thế nào. Anh em mới có thể “số hóa” quy trình người ta được đúng không. Nói số hóa cho gần gũi, còn nói sang chảnh là “đì-gzi-tồ-tran-phơ-mây-sần”. Biết khách hàng làm gì thì mới giúp giải quyết vấn đề của họ được. Công ty trả tiền cho BA để làm chuyện đó mà.

1. Chuyện tích hợp

Vừa rồi các dự án mình làm đều gặp 1 điểm chung khá painful, đó là về tích hợp.

Tích hợp giữa hệ thống A với hệ thống B. Cái quan trọng là mình rất rành về hệ thống của mình. Nhưng kẹt cái là mình lại chả có chút kiến thức gì về hệ thống kia.

Về mặt technical thì nếu nắm được cấu trúc dữ liệu, nền tảng công nghệ, abc, xyz… thì có thể mapping rõ ràng. Nhưng đối với BA, nếu không nắm rõ hệ thống bên kia họ làm như thế nào, mục đích gì, thì thiệt là hầu như giá trị tư vấn của mình trong dự án gần như bằng 0.

Bởi vì mình chỉ biết gắn 2 hệ thống vô nhau thôi. Còn cách chạy như thế nào, cách user điều khiển hệ thống nó chạy như thế nào, thì hầu như mình không care. Chỉ care đến hệ thống của mình là nhiều. Đó là thực tế ai cũng dòm thấy được.

Chuyện user làm nghiệp vụ trên hệ thống A rồi, thì có cần qua hệ thống B làm gì nữa không, mình cũng chả quan tâm. Vì đâu phải hệ thống của mình đâu. Trải nghiệm người dùng thế nào, họ có thấy tiện hơn không, có rút ngắn được thời gian làm việc không, đó là chuyện của họ.

Do đó mình thấy 1 điểm mấu chốt ở đây là: hiểu rõ các hệ thống mình tích hợp, thì BA sẽ hình dung rõ luồng đi dữ liệu giữa các hệ thống như thế nào. Logic và hợp lý hay không thì mấu chốt là ở điểm này. Đó là điểm thứ nhất.

2. Chuyện tổng hợp kiến thức

Điểm thứ hai là mấy nay mình cũng đang summarize lại kiến thức của mình về các nghiệp vụ đã làm. Mà nói sơ về nghiệp vụ cái.

Nghiệp vụ tiếng anh là business. Là một cái gì đó, nó có thể là hoạt động hoặc quy trình, đại loại vậy, mà nó yêu cầu những skills và kiến thức đặc biệt để làm. Anh em nào chân ướt chân ráo, không biết gì hết, bay vô làm là sẽ lúng túng ngay.

Ví dụ như nghiệp vụ kế toán, 111 là gì, 112 là gì, 113 là gì. Nghiệp vụ quản lý kho, nhập kho, xuất kho ra sao, LIFO là gì, FIFO là gì, FIFA là gì. Rồi báo giá làm thế nào, phiếu xuất kho làm ra sao, đơn đặt hàng sản xuất phải có gì. Rồi nghiệp vụ ngân hàng, bảo hiểm, bảo kê, khách hàng họ làm như thế nào, abc, xyz…, nhiều lắm.

Mình đang summarize lại kiến thức nghiệp vụ mà mình đã làm. Để hệ thống hóa nó lại, để dễ nhớ và áp dụng hiệu quả hơn. Và khi summarize lại, mình thấy có nhiều cái mình muốn chia sẻ và chém gió, hơn là đơn thuần chỉ để hệ thống hóa nó lại. Để từ đó anh em không đi vào vết bùn lầy của nhau.

3. Có quá trễ không?!?

Thứ ba là thường tới khi vô dự án, hoặc giai đoạn chuẩn bị kick-off, thì anh em BA mới tìm hiểu về các nghiệp vụ mà khách hàng đang làm. Các khái niệm chuyên ngành của khách hàng. Mà thường chủ yếu là về nghiệp vụ.

Bảo hiểm thì có nghiệp vụ gì, y tế thì có nghiệp vụ gì, sản xuất, B2B thì có nghiệp vụ gì… Và thường là không sâu cho lắm hoặc phải đầu tư rất nhiều thời gian. Đặc biệt là với anh em còn quá non kinh nghiệm, như mình.

Câu hỏi đặt ra là nếu chịu khó tìm hiểu trước thì liệu có tốt hơn không? Mình nghĩ tốt, nhưng không hoàn toàn.

Tốt vì mình đã có một chút basic về ngành, về lĩnh vực đó rồi. Công việc tiếp theo là chỉ cần tiếp tục đào sâu vào case study của khách hàng khi có dự án thôi.

Không hoàn toàn vì mỗi nhà mỗi cảnh, mỗi khách hàng là một bài toán khác nhau. Nên cái mình chuẩn bị trước có thể sẽ không sâu và không phù hợp với khách hàng trong dự án.

4. Chuỗi các bài chia sẻ về nghiệp vụ

Từ ba điểm trên, mình mới có ý tưởng tổng hợp lại những kiến thức nghiệp vụ mà bản thân đã từng trải, lên blog này. Chưa dừng lại ở đó, mình sẽ còn nguy hiểm hơn, bằng cách tổng hợp luôn những kiến thức nghiệp vụ từ đồng bọn của mình.

Đó có thể là bạn bè làm ở các ngành khác. Những anh chị senior lâu năm trong ngành, có kinh nghiệm chiến đấu qua nhiều dự án. Với nhiều khách hàng, thuộc nhiều “lĩnh vực, tầng lớp, địa vị, giai cấp khác nhau”. Và có thể đó là chuỗi các bài về nghiệp vụ trên blog thinhnotes.com.

Hồi sắp ra trường mình cũng lăn tăn vấn đề này. Kiến thức hệ thống không có, kiến thức nghiệp vụ cũng không. Rồi sao apply làm BA???

Thiệt ra là hồi đó mới ra trường nên còn ngu ngu, không biết gì hết. Chứ chịu tìm hiểu thì sẽ có, nhưng chắc có ông nào siêng mới chịu động tay động chân.

Còn giờ đỡ hơn, mấy ông lớn như Microsoft hay SAP đều đã đưa lên mây hết rồi. Không có kiến thức về hệ thống? Búng tay một cái, 5 giây sau có ngay con trial hệ thống vô tha hồ vọc, mà không cần care tới setup xe-vờ hay xe-lam gì hết. CRM hay ERP gì có đủ hết.

Còn không có kiến thức nghiệp vụ, thì… đi học. Đi học khóa học nghiệp vụ. Còn không thì phải chịu khó đọc. Mình nghĩ nghiệp vụ là một thứ rất cần cho mình và cho bất kỳ ai làm BA.

Nhưng, sẽ có một số ý nghĩ sai lầm và hiểu lệch cmn lạc như sau: “Chỉ cần nắm hết nghiệp vụ, hiểu hết các quy trình là khách hàng nào cũng bỏ túi dễ dàng”

Tầm bậy! Cái vế đầu “nắm hết nghiệp vụ, hiểu hết quy trình” là thấy tào lao rồi. Vì chả bao giờ nắm đủ hết cả. Và cũng chả có ai rảnh mà ngồi tìm hiểu hết. Hoặc “chẳng may” nếu có nắm hết đi nữa thì vô dự án mà không tiếp tục đào sâu tìm hiểu thì cũng chết tươi. Vì mỗi khách hàng là một bài toán rất khác nhau.

Cái mình muốn chia sẻ ở đây là những nghiệp vụ cơ bản của bất kỳ một lĩnh vực, ngành nghề nào đó thôi.

Ví dụ khi khách hàng là 1 doanh nghiệp sản xuất, thì đối với 1 doanh nghiệp sản xuất họ sẽ quản lý cái gì. Hoạt động sản xuất của họ sẽ gồm những hoạt động nào chủ yếu, quy trình ra sao. Hoạt động xuất, nhập kho diễn ra như thế nào, thường phải qua các bước gì, qua những loại giấy tờ gì. Rồi sổ sách, chứng từ như thế nào. Khách hàng có từ những nguồn nào, phân loại khách hàng ra làm sao. Hay kênh nhà phân phối thường có mấy cấp, và quy trình đặt hàng như thế nào. Kiểm tồn ảo, tồn thực trong kho như thế nào.

Nắm được những nghiệp vụ cơ bản trên của 1 doanh nghiệp sản xuất, anh em vô lấy requirement sẽ tự tin hơn rất nhiều. Chứ không là bị rơi vô cảnh, vô ngồi lấy requirement, mà hễ khách hàng nói ra một từ chuyên ngành là cứ i như rằng…

5. Đi rộng hay đi sâu?

Mình cũng có nghe nhiều anh chị đi trước nói rằng: giai đoạn đầu thì anh em nên đi theo chiều ngang, hiểu nhiều hệ thống, lĩnh vực, hơn là đi chuyên sâu vào một hệ thống hay lĩnh vực nào đó.

Mình thấy cái này cũng rất đúng. Tại sao phải tìm hiểu thêm nhiều hệ thống, nhiều nghiệp vụ làm gì? Một là như những lý do mình có nói ở trên. Hai là khi mình mới vào nghề, mình thật sự cũng chả biết mình phù hợp với lĩnh vực hay hệ thống nào.

Business có cả hàng tá thứ để áp dụng công nghệ và tối ưu hóa. Vậy nếu được trải qua nhiều dự án với nhiều lĩnh vực, nhiều nghiệp vụ khác nhau thì anh em sẽ có được một bức tranh toàn cảnh về câu chuyện “áp dụng hệ thống giải quyết bài toán doanh nghiệp”. Khi đã có trải nghiệm thực tế, anh em sẽ dễ dàng chọn cho mình hướng đi chuyên sâu vào một lĩnh vực nào đó, thiết thực hơn.

Giống như con người mình phải sống từ lúc còn nhỏ xíu tới lúc lông lá đầy đủ rồi thì mới biết mình khoái cái gì, thích làm cái gì đúng không. Chứ đâu ai mới đẻ ra là đã biết thích cái gì liền đâu.

Với lại, hệ thống đứng 1 mình là hệ thống chết. Nó phải tương tác được với các hệ thống khác. Nên, dù không cần chuyên sâu nhưng anh em mình rất cần có kiến thức về nhiều hệ thống, nhiều nghiệp vụ khác nhau.

Do đó, một ước muốn nhỏ nhoi của một người làm BA như mình, là được trải nghiệm nhiều dự án, với nhiều lĩnh vực, nghiệp vụ và hệ thống khác nhau. Dù biết con đường rất chi là cam go :))

"I have a dream" - phiên bản khủng long

“I have a dream” – phiên bản khủng long

Một cái nữa là những nghiệp vụ này không tự nhiên đùng cái là có cho anh em. Hoặc search google 1 phát ra liền. Mà cần trải nghiệm, kinh nghiệm của anh em đi trước, share lại cho anh em đi sau. Đối với loại khách hàng, lĩnh vực này thì cần chú ý điều gì, tập trung điều gì. Khách hàng kia, lĩnh vực kia thì cần tránh điều gì. Mấy cái đó mình nghĩ nếu share được cho nhau thì sẽ rất good, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả hơn rất nhiều.

Túm cái váy lại, đây chỉ là bài quảng cáo cho 1 số bài viết sắp tới của mình :)) Viết về nghiệp vụ, summarize lại những kiến thức nghiệp vụ mình đã làm, đã trải nghiệm. Hoặc được chia sẻ lại từ người khác.

Hiện mình đang viết 1 bài detail về nghiệp vụ CRM. Nói về CRM thì người ta sẽ làm những gì, làm ra sao và làm với mục đích gì, vân vân và mây mây. Cũng gần xong rồi, đang kiếm hình minh họa đẹp đẹp bỏ zô cho hấp dẫn 😎 Anh em đón đọc nhé. See ya!!!

Nguyen Hoang Phu Thinh

Hello anh em! Mình là Thịnh, hiện tại mình đang làm Business Analyst tại RBVH. Mình đang tập viết, tập đọc sách và góp nhặt những trải nghiệm trong nghề BA trên blog này. Hi vọng những chia sẻ của mình sẽ giúp ích được anh em 🙂 Read more about me