Hello anh em. Business Analyst là gì? Mình thấy anh em vẫn hay nói Business Analyst (BA) là cầu nối, giúp kết nối và truyền đạt yêu cầu của khách hàng với đội ngũ lập trình. Thực ra hiểu vậy cũng đúng, nhưng rất tối nghĩa và không thoát được hết ý nghĩa của nghề BA.

Lúc trước mình cũng nghĩ như vậy. Mình còn nghĩ công việc Business Analyst chỉ tồn tại trong ngành IT nữa. Nhưng thực chất thì BA không phải là một chức danh công việc. Và nó cũng không chỉ đơn thuần như một chiếc cầu nối mà mọi người thường hay nói.

Business Analyst là gì và làm những gì? Bài viết này mình sẽ chia sẻ về những gì mình hiểu và đã áp dụng thực tế.

1. Business Analyst là gì

Business Analyst là gì

Business Analyst là đây!

Cụ thể mà nói thì Business Analyst sẽ là người thực hiện chính xác quy trình trong sơ đồ trên!

1.1. Business Analyst Concept

Cụ thể nhé. Từ các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải, doanh nghiệp có mục tiêu phải giải quyết được các vấn đề này. Các mục tiêu đó gọi là Business Objectives.

Từ các Business Objective, BA sẽ làm việc với Stakeholders để đưa ra các Solution cụ thể. Các Solution này phải đáp ứng được yêu cầu của các Stakeholder.

Sau đó, BA sẽ cùng với đội ngũ của mình xây dựng và triển khai Solutions đó cho doanh nghiệp. Giai đoạn triển khai này gọi là Transition. Sẽ biến hiện trạng của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại thành trạng thái mong muốn trong tương lai.

Và lúc này, các vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải đã được giải quyết.

Do đó, Business Analyst là một loại công việc, người nào làm một loạt các việc trên sẽ được gọi là Business Analyst. Nếu mình hiểu theo kiểu “cầu nối giữa đội lập trình và khách hàng” thật sự không sai, nhưng rất tối nghĩa. Không toát lên được bản chất công việc.

Mình nghĩ có nhiều anh em vẫn nghĩ trong đầu BA là phải nói được ngôn ngữ kinh doanh và ngôn ngữ lập trình. Hiểu được cả các khái niệm kinh doanh, lẫn các khái niệm đặc thù trong ngành IT. Như database, web service, API, integration, bla bla…

Nên mọi người vẫn cứ nghĩ nhắc đến BA là nhắc đến “cầu nối” hay “người phiên dịch”. Như mình nói thì đó chỉ là điều kiện cần của BA thôi chứ không nói lên được nghề này là gì và làm những gì.

Và solution không chỉ là một hệ thống, phần mềm hay một giải pháp công nghệ nào đó. Mà Solution còn có thể là bất kỳ điều gì, từ việc thay đổi chính sách, quy trình trong doanh nghiệp. Hay đơn thuần chỉ là training lại cho doanh nghiệp mình. Miễn giải quyết được Business Objectives thì đó đều là Solutions.

1.2. Một vài ví dụ

Ví dụ thì rất nhiều, một doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường kinh doanh. Họ đang cần quản lý tốt hơn khách hàng và các cơ hội kinh doanh của họ. Thay vì thời điểm hiện tại, tất cả đều được quản lý bằng excel. Thì đâu đó, một hệ thống CRM (Customer Relationship Management) có thể giúp họ quản lý được tốt hơn những thứ họ cần.

Business Objective của họ là muốn quản lý tốt hơn khách hàng và các cơ hội kinh doanh. BA cần phải nhìn ra điều này và cung cấp solution chính là việc áp dụng hệ thống CRM vào bộ máy hoạt động của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, không phải lúc nào Business Objectives cũng rõ ràng và đơn giản như vậy. Đa phần thì khách hàng họ cũng không rõ họ muốn gì hoặc họ muốn quá nhiều. Khiến cho công việc Business Analyst cần phải chỉnh chu và cẩn thận hơn để nhìn ra được, đâu mới là Business Objectives thực sự của khách hàng.

Họ nói đang cần A không có nghĩa là họ đang thiếu A hoặc nói đang cần A nhưng thực chất lại là cần B. Do đó để phát hiện chính xác vấn đề của họ đã khó, đề xuất solutions cho phù hợp lại càng khó hơn. Nên đâu có chuyện chỉ đơn giản như người… phiên dịch 😀

Thêm một điểm nữa là không phải lúc nào, việc áp dụng một hệ thống mới cũng là phương án hay. Và việc sử dụng Excel cũng là cách hoạt động lỗi thời cả.

Có rất nhiều doanh nghiệp lớn bên Nhật Bản vận hành cả một bộ máy chỉ với những sheet Excel. Họ biết họ cần gì và bao nhiêu là đủ với họ. Excel là một công cụ tuyệt vời với khả năng vô tận của nó. Thậm chí Bill Gates còn chưa dám nói là đã sử dụng hết chức năng của Excel mà 😀

Cũng bên Nhật Bản, có một ông tên Tatsuo Horiuchi. Ông này là họa sĩ nhưng ông không vẽ trên giấy bút hay các phần mềm đồ họa như mọi người. Mà ổng vẽ bằng…..Excel! Anh em xem thêm tại Tatsuo Horiuchi | The 73-year old Excel spreadsheet artist.

Excel là một Solution tuyệt vời của thế giới

Excel still is the best 😎

1.3. Business Analyst xuất hiện hầu hết trong cuộc sống của chúng ta

Thực tế mà nói thì đúng là như vậy. Business Analyst tồn tại ở mọi ngóc ngách trong cuộc sống của mình. Có một ví dụ này cho anh em.

Ví dụ bữa nọ đi làm về, xe bị hết xăng. Rõ ràng là ngay lúc đó anh em muốn tìm được trạm xăng để đổ xăng, chạy tiếp về nhà.

Vậy thì Business Objectives lúc này của anh em sẽ là: “xe được đổ xăng để chạy tiếp về nhà” đúng không nào.

Sẽ có rất nhiều Solutions anh em có thể come up ra ngay, như: dắt bộ đến trạm xăng gần nhất. Gọi điện cho bạn bè ra giải cứu. Nhờ người dân bên đường giúp đỡ. Tìm cây xăng lẻ. Hoặc thậm chí gửi xe đâu đó, bắt Grab đến cây xăng gần nhất rồi mua bịch xăng về đổ.

Anh em sẽ phải chọn, xem đâu là Solution phù hợp nhất ngay lúc này. Và Solution này có đáp ứng được mức độ hài lòng của các Stakeholders hay không.

Stakeholders trong trường hợp này có thể là vợ đang ở nhà chờ cơm. Anh em đang chờ ở một buổi ăn nhậu. Một cuộc hẹn cà phê nào đó vào buổi tối. Hoặc có thể là mình chẳng phụ thuộc vào ai cả. Mình chính là Stakeholder của chính mình.

Khi anh em có quá nhiều thứ cần phải về nhà làm và không muốn mình bị tốn thời gian vào chuyện này. Đó chính là lúc mình phải tìm ra được solution đáp ứng tốt nhất nhu cầu của các Stakeholder này.

Khi đã có Solution, chúng ta phải thực hiện quá trình Transition một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Nếu không muốn tốn quá nhiều thời gian vào chuyện này.

Anh em có thể thật khẩn trương dắt chiếc xe hết xăng tới ngay một trạm xăng gần đó. Hoặc có thể thư thả gọi một đứa bạn nào gần đó, nhờ giúp đỡ. Tất cả những điều này đều tùy ở bản thân mình. Miễn đáp ứng được mục tiêu xe được đổ xăng để chạy về nhà là thành công rồi 🙂

Nếu thực hiện các công việc trên, thì anh em đã làm công việc của một Business Analyst rồi. Chỉ khác ở chỗ không phải là phiên bản công việc, mà là phiên bản cuộc sống thực tế thôi.

1.4. Business Analyst không chỉ có riêng trong ngành IT

Thoát ra khỏi bối cảnh IT, công việc BA vẫn tồn tại ở những ngành nghề và lĩnh vực khác.

Trong Business Analyst, từ “business” không chỉ có nghĩa là kinh doanh hay nghiệp vụ, mà còn là “vấn đề”. Anh em xem phim Mỹ hay có câu: “This is not your business!” mà đúng không. “Business” đồng nghĩa với “matter”.

Do đó, Business Analyst hiểu rộng ra hơn là người đi phân tích và giải quyết các vấn đề. Ở Việt Nam mình thấy chia ra rõ ràng nhất là IT BA và BA. IT BA chiếm số đông hơn hẳn, họ làm Business Analyst trong ngành IT.

Nhưng BA không phải là siêu nhân, BA sẽ không bao giờ tự come up ra các Solutions mà không có đồng bọn. Người làm Business Analyst sẽ phải kết nối với rất nhiều với stakeholders và các thành viên trong team để đưa ra solution phù hợp nhất.

Tiện thể, Stakeholder dịch ra tiếng Việt là các bên liên quan. Nhưng dịch ra như vậy cũng chưa bám sát ý nghĩa lắm. Cho đơn giản mà chính xác, anh em cứ hiểu: “stake” là cái cột, “holder” là người nắm giữ. Ghép lại, Stakeholder là “Người nắm giữ những cái cột”.

Mà cái cột thì rất quan trọng trong bất kỳ ngôi nhà nào. Nó chống đỡ cho ngôi nhà mà đúng không. Trong dự án cũng vậy, có những người sẽ giữ vai trò quyết định rất quan trọng. Những người này được gọi là Stakeholders.

Đáp ứng được sự hài lòng của các Stakeholders là một trong những nhiệm vụ rất quan trọng của Business Analyst

Đáp ứng được sự hài lòng của các Stakeholders là một trong những nhiệm vụ rất quan trọng của BA

2. Business Analyst làm gì?

Công việc BA được thực hiện dưới rất nhiều vai trò khác nhau. Cũng là hình tròn như hình trên, nhưng mỗi người sẽ thực hiện ở một mức độ khác nhau.

Theo BABOK ver3.0, công việc IT Business Analyst được thực hiện bởi 6 vai trò như sau:

Business Analyst là gì

6 vai trò của Business Analyst

2.1. Business Requirement Analyst

Đầu tiên là Business Requirement Analyst. Người đảm nhiệm vai trò này thường sẽ là người đưa ra các giải pháp ngay thời điểm ban đầu làm việc với khách hàng.

Giải pháp ở đây rất đa dạng, có thể là: thay đổi chính sách công ty, điều chỉnh quy trình nghiệp vụ hoặc training cho nhân viên. Sau đó mới là đề xuất áp dụng phần mềm, hệ thống hay một giải pháp công nghệ. Hoặc áp dụng nhiều giải pháp với nhau để giải quyết bài toán mà doanh nghiệp gặp phải.

Người giữ vai trò này thường là Project Manager, Senior Business Analyst hoặc Principle Business Analyst. Nói chung thường là trùm cuối thì mới giữ vai trò này 😎

Vai trò này xuất hiện thường xuyên nhất trong giai đoạn Pre-Sales. Thường thì các PM hoặc những người làm Business Analyst giàu kinh nghiệm sẽ tham gia vào quá trình này.

Họ sẽ tiếp nhận các vấn đề và yêu cầu ban đầu của doanh nghiệp. Phân tích một bức tranh toàn cảnh và đưa ra 1 giải pháp tổng quan phù hợp nhất.

2.2. System Analyst

System Analyst thường là vai trò dành cho những người làm kỹ thuật. Họ có nhiều kinh nghiệm và rất am hiểu về hệ thống.

System Analyst thường là chuyên gia về một khái niệm kỹ thuật hoặc một phương pháp kỹ thuật phức tạp nào đó. Như blockchain chẳng hạn. Họ thường tham gia vào các dự án có độ phức tạp về kỹ thuật cao.

Mình thấy có một số dự án liên quan đến migrate data, hoặc chuyển giao, tích hợp hệ thống sẽ cần sự tham gia của System Analyst rất nhiều. Thường thì System Analyst sẽ phân tích hệ thống hiện tại, xem xét các yêu cầu và thiết kế một kiến trúc hệ thống mới dựa trên những gì đã có.

2.3. Business System Analyst

Đây là vai trò chính yếu và nổi trội nhất của một người làm BA. Theo trình tự timeline của dự án, một người có vai trò Business System Analyst sẽ có những nhiệm vụ chính sau:

Moi móc và khai thác thông tin từ các Stakeholders về chức năng và yêu cầu của dự án. Có thể thông qua email, phỏng vấn trực tiếp hoặc demo hệ thống.

Làm tài liệu. Đây là một trong những công việc và kỹ năng rất quan trọng của BA. Vì “làm dâu trăm họ”, nên bất cứ thông tin nào được truyền tải hay được chốt thì BA cũng đều phải document lại hết. Document thì có rất nhiều loại, mỗi loại dành riêng cho một Stakeholder. Vì không thể nào đưa bản thiết kế nhà cho thợ điện lắp ráp điện được đúng không. Nói dễ, viết mới khó. Viết sao cho người khác dòm zô là hiểu cái một là một kỹ năng đòi hỏi phải thực hành nhiều 🙂

Truyền đạt thông tin. BA phải đảm bảo được tất cả Stakeholders và cả team triển khai của mình đã hiểu đúng các vấn đề. Và một dự án thì có rất nhiều vấn đề, có rất nhiều thông tin cần truyền tải. BA có kỹ năng ăn nói tốt, giải quyết mâu thuẫn và giải quyết vấn đề tốt thì thông tin trong dự án được truyền đi rất mượt và nhất quán.

Vắt não ra nghĩ solution. Mang tiếng là người đi giải quyết các vấn đề mà không làm công việc này thì hơi kỳ đúng không nào 🙂 Vấn đề có vấn đề lớn có vấn đề nhỏ. Từ khâu làm việc với nội bộ team mình cho đến làm việc với khách hàng.

Sẽ có hàng trăm thứ xảy ra đòi hỏi mình phải xử lý rất nhiều. Mình làm Functional cho một sản phẩm có sẵn mà đã gặp phải khá nhiều vấn đề trong lúc làm rồi, nói đi đến việc build một thứ từ hư vô 🙂 Việc đối mặt với vấn đề không phải lúc nào cũng thuận tiện, nhưng somehow nó sẽ giúp mình tư duy logic và cứng hơn rất nhiều.

Business System Analyst là vai trò thường gặp nhất đối với một người BA (hình chôm từ Modern Analyst)

2.4. Functional Analyst

Vai trò này giống như Business System Analyst. Nhưng thay vì phát triển mới một sản phẩm giải pháp từ hư vô (build from scratch), người làm Functional Analyst sẽ dựa trên một sản phẩm hay một platform sẵn có. Từ đó configure hoặc customize sao cho sản phẩm đó mapping được với yêu cầu của khách hàng. Từ đó, giúp giải quyết bài toán mà doanh nghiệp gặp phải.

Trên thị trường có rất nhiều ông lớn cung cấp các sản phẩm hoặc nền tảng sẵn có như: Microsoft, SAP, Oracle, Sharepoint, Salesforce, vâng vâng và mây mây.

2.5. Agile Analyst

Người giữ vai trò Agile Analyst sẽ có trách nhiệm đảm bảo deliver thông tin một cách chính xác, ở mức độ chi tiết phù hợp với các đối tượng Stakeholder và đúng thời điểm. Ensure the right info, with the right level & at the right time.

Ngoài ra, Agile Analyst là vai trò không thể thiếu trong các dự án triển khai theo kiểu Agile. Deliver những gì đã cam kết với khách hàng là một trong những yếu tố cực kỳ quan trọng trong dự án Agile. Do đó Agile Analyst đóng một vai trò rất quan trọng trong dự án kiểu như vậy.

2.6. Service Request Analyst

Thường thì BA sẽ có vai trò này trong giai đoạn triển khai giải pháp cho khách hàng (transition). Người giữ vai trò Service Request Analyst sẽ có nhiệm vụ training cho end-users, thực hiện các buổi User Acceptance Test (UAT), xử lý khi gặp lỗi nếu có và có thể là tiếp nhận thêm những yêu cầu tính năng mới từ phía khách hàng.

Business Analyst có 6 vai trò khác nhau, nhưng không phải mỗi người chỉ được đảm nhận một vai trò. Mà một người làm Business Analyst phải đảm nhận nhiều vai trò cùng một lúc.

  • Thường thì Business Requirement Analyst là vai trò dành cho PM hoặc BA nhiều năm kinh nghiệm. Còn hầu như một người làm BA bình thường đều đảm nhận các vai trò còn lại.
  • Riêng anh em nào có vai trò Business System Analyst thì sẽ không có vai trò Functional Analyst. Và ngược lại, người làm Functional Analyst sẽ không làm Business System Analyst. Nhưng các vai trò khác vẫn được đảm bảo.

3. Kết luận

Business Analyst là một nghề cũ trên thế giới, nhưng mới ở Việt Nam (khoảng hơn 15 năm). Thực sự thì mình thấy đây là một nghề rất thú vị. Lúc còn đi học thì nghĩ vậy thôi chứ mình cũng chưa chắc là nó phù hợp với mình. Lúc làm rồi thì mới thấy nó có quá nhiều challenge. Điểm mạnh điểm yếu của mình được cọ xát rất nhiều. Lúc cần thì phải lăn ra đường đi nói chuyện với khách hàng. Lúc về thì trao đổi làm việc với anh em.

Nhiều vấn đề thực sự rất chuối nhưng khi gỡ rồi thì đã lắm. Bản thân mình không phải 1 đứa có xu hướng suy nghĩ logic lắm. Nhưng mình vẫn thấy happy trong môi trường này.

BA xuất hiện để giải quyết vấn đề. Vấn đề có thể là biến cái chưa tốt thành cái tốt, hoặc biến cái tốt thành cái tốt hơn. Cảm giác đem lại cái gì đó ý nghĩa cho người khác thực sự là một cái khiến mình khó mà nản được. Chưa kể đây là công việc rất gần với cuộc sống mình nữa.

Những gì mình chém gió ở trên là mang tính tổng quan, bản chất vấn đề. Nếu anh em nào muốn hiểu sâu hơn thì có thể đọc tiếp series bài viết về các công việc cụ thể hằng ngày của một người làm BA nhé.

Bài viết tổng hợp những gì mình đã tìm hiểu, tổng hợp và trải nghiệm được về nghề Business Analyst. Business Analyst là gì và làm những gì? Hi vọng bài viết này đã giúp anh em hiểu hơn và có cái nhìn sâu sắc hơn về nghề BA.

Bái bai, hẹn gặp lại anh em ở những bài sau 😎

Nguyen Hoang Phu Thinh

Hello anh em! Mình là Thịnh, hiện tại mình đang làm Business Analyst tại RBVH. Mình đang tập viết, tập đọc sách và góp nhặt những trải nghiệm trong nghề BA trên blog này. Hi vọng những chia sẻ của mình sẽ giúp ích được anh em 🙂 Read more about me